多くの人たちがオフィスに戻るにつれ、会議が相変わらず苦痛であることを再認識しているようです。フルタイムで働くアメリカ人成人 1,000 人を対象に mmhmm が実施した調査で、人々がいまだに会議を嫌っていることが明らかになりました。
しかし、会議には改善の余地があります。今回の調査により、好ましい会議をデザインする秘訣が浮かび上がりました。ここでは、「出席したい」と思われるような「現代の会議」を再発明する方法について説明します。
まだまだ長すぎる会議
会議を減らしている企業もあるようですが、働く人たちはまだ改善の余地があると思っています。アメリカの労働者のほぼ全員（93％）が会社の典型的な会議に不満を持っており、45％ が「会議が長すぎる」と回答。
また、半数近く（47％）は、会議の半分以上会議自体を取りやめても問題ないと回答し、4 分の1（25％）の人は「半分以上の会議は無駄」と答えています。
人々は会議の代わりにむしろ他のことをしたいと考えているようです。半数（50％）は、ミーティングをする代わりに、電子メール、テキストメッセージ、音声メッセージ、ビデオメッセージを送りたいと考えています。42％ は、会議でエキサイティングなのは「会議がキャンセルされた時」だと答えている一方、43％ の人は自分には会議を取りやめる権限はないと感じています。
また驚くべきことに、「火をもって火を制す」で対抗している人も意外に多い模様。ほぼ 5 人に 2 人（39％）が、ある会議から抜け出すために別の会議を入れたことがあると回答しています。
会議をもっと価値あるものにする方法
良いニュースとしては、半数近く（49％）の労働者が、ほとんどの会議は生産性向上に役立っていると答えていることです。一方、残りの半分はそう考えてはいないということになります。では、会議の価値を高める鍵は何なのでしょうか？
どういった場合にミーティングに価値があると考えるかについては、質問に対する回答が得られる（64％）、会議の成果や次のステップが明確（61％）、明確な議題がある（59％）といった回答が見られました。軽食・スナックが提供される会議に価値を感じると答えたのはわずか 16％ でした。
出席率の向上は、会議の名称を意識するところから始まります。 ほぼ 3 分の 2 が好意的な反応を示す「情報交換・近況報告（catch-up）」（67％）や、「チャット・雑談（chat）」（60％）、「連絡・タッチベース（touchbase）」（59％）といった会話形式を連想するタイトルの一方で、回答者のほぼ 4 分の 1（24％）は、威圧的な「話し合い・討議・議論・ディスカッション（discussion）」の招待を恐れています。
ビデオ会議の新しいルール
労働者の 3 分の 2（68％）は、パンデミック以降、会議がよりカジュアルになったことは素晴らしいことだと考えています。とはいえ、私たちの振る舞いをハイブリッド・ビデオ時代にもっと合わせたものにできる余地はまだありそうです。
1. 招待しすぎない：ビデオ通話に 100 人以上参加できるのは、機能ではなく、むしろ問題です。アメリカの労働者は仕事の会議に 10 人が参加するのは多すぎると答えています。3 分の 2 近く（63％）が、会議は 7 人を超えた人数は出席すべきではないと答えています。会議に参加する人数が少なければ、全員が参加し、集中力を維持し、意思決定に至る可能性が高くなるのです。
2. 時間通りに参加：オフィスワーカーの半数（52％）は、仕事のミーティングに少しでも遅刻する人がいるとイラっとすると答えています。アメリカ人労働者は、開始から 3 分経ってもまだ会議の出席者がパラパラと入ってくる状態では、イライラを感じています。
3. 邪魔をしない：インターネットで遅延が発生することはありますが、他の人の話を邪魔しないように気をつけましょう。79％ の人たちが、会議中に他の人を遮って話したり、割り込んだりすることは容認できないと答えています。話す前に「挙手」機能を使ったり、または実際に手を挙げましょう。
4. 背景に気をつける：65％ の人たちは、ビデオ会議で背景が散らかっている様子を映すことは容認できないと回答し、60％ は背景に子供やペットが映ることは容認できないと回答。また、53％ は車や屋外からビデオ会議に参加することは容認できないと答えています。少し厳しいようですが、会議参加者から嫌われることがないよう、バーチャル背景を使用することをお勧めします。
5. 食べ物がカメラに映らないようにする：41％ が会議中の食事や間食は容認できないと答えています。
増やすのは会議ではなく「会話」
会議を変える最善の方法は、一人語りから脱却し、対話を増やすことです。一人が発言をして、後の人は聞き役に回るような大人数の「会議」を、小規模で威圧感の少ない「会話」に変えることを考えてみましょう。半数（51％）の労働者は、仕事を進めるには会議よりも会話の方が良いと答えています。
大きな会議は、自己主張が強くない人にとっては威圧的に感じられます。31％ の人たちは、自分の考えを共有したり、決定に対して発言をするために、1 対 1 の会話を好んでいます。調査回答者は、会議を会話のように感じさせる最善の方法として、全員に発言してもらうこと（51％）、少人数で行うこと（50％）を挙げています。
mmhmm は、あなたのプレゼンスとプレゼンテーションを強化するために作られたハイブリッドビデオアプリです。会話を促し、個性を表現し、一人が話をしてその他の人が聞くスタイルの会議を録画したビデオによるコミュニケーションに置き換えることで、時間と労力を節約し、バーチャル環境での会議を成功に導きましょう。
この調査は、Method Research が作成し、Cint が配布したオンライン調査を使って、フルタイムのオフィス／コンピューター労働者である米国の 18 歳以上の成人 1,000 人を対象に mmhmm が実施しました。サンプルは性別および年齢層で均等に選択されています。調査は 2023 年 7 月 18 日から 2023 年 7 月 26 日にかけて行われました。
