もしかしたら、今この記事を読んでいるあなたも会議中ですか？でも、あなただけではありません。フルタイムで働く 1,500 人を対象に調査を実施したところ、人々はあまり得るものがない会議に多くの時間を浪費していることがわかりました。こういった「悪い」会議は、仕事を捗らせるどころか、その逆。実際には時間を浪費していると私たちは考えています。あなたのチームメンバーも、日々参加している会議についてこんな感想を持っているのかもしれません。ご注意あれ。
「悪い」会議をやめて、生産性を向上
調査によると、42％ の人が会議の 4 分の 1 以上が時間の無駄であると回答しており、約 2 人に 1 人が実際の仕事に追いつくために時間外に働かなければならない状況にあります。どの会議が時間の無駄になっているかを知ることで、会社全体で週に何百時間もの労働時間を節約できる可能性があります。無駄な会議を取りやめることで、全員がその時間を実際に仕事をすることに充てられるようになります。
問題はマルチタスクではなく、会議そのもの
調査対象者の 79％ が、会議中にマルチタスクを行っていることを認めています。実際のところ、私たちはマルチタスク社会に生きています。皿洗いをしながらポッドキャストを聴いたり、夕食の準備をしながら会議に参加したり…。つまらない話を聞かされるのもつらいですが、プレゼンしているのに誰にもきちんと聞いてもらえないのもつらいものです。無理に会議に出席させるのではなく、録画した動画を送信して、好きな時に好きな速度で視聴してもらうことで、すべての人をこうしたストレスから解放することができます。
「同期」の場は、一方的な話ではなく、ディスカッションに活用
参加する会議で一番多い種類の会議として、41％ の人が「チームの進捗報告」の会議だと回答し、「ブレーンストーミングとディスカッション」と回答しているのは 23％ のみです。「同期」会議、つまり、参加者が同じ時間に集まって行う会議は貴重な場。一人か二人だけが話して、他の人は聞くだけなのであれば、ミーティングである必要がありません。ビジュアルを交えた短いビデオを録画して共有することで、全員で集まらなくてはいけない貴重な時間を取り戻すことができます。
事前配布の資料をやめる
調査対象者の 50％ が、会議の準備に 5 分もかけていません。せっかく準備した事前配布された資料は無視されているのです。資料を作成する代わりに、短いビデオを録画して共有すれば、参加者は自分のペースとスケジュールでそのビデオを見ることができます。
録画ビデオでスケジュールを自由に
まずは、どの会議を録画によるコミュニケーションで置き換えられると感じるか、チームメンバーに聞いてみましょう。mmhmm を使えば、画像、テキスト、画面共有などを使いながら、数分でサっとプレゼンビデオを録画することができます。そして、誰もが都合の良いときに、好きな場所で、しかも好きな速度で視聴できます。早速、mmhmm をお試しください。毎月最初 5 回の録画は無料です。
