全社員を対象とした会議は、経営陣から社内への一方的なコミュニケーションとなり、退屈なものになりがち。mmhmm では、事前準備が簡単で、参加者全員にとってより便利な、新しい全社会議を実現する方法を作り出しました。
ビデオ全社会議を成功させる 5 つの秘訣
- 手短に：週に 1 度で、30 分以内のビデオにすることをお勧めします。
- 定期的に開催：毎週・隔週など、チーム全体が計画的にスケジュールを組めるよう一貫性を持たせ、全社員のスケジュールに掲載しましょう。
- 視聴を義務化：視聴が任意である場合、全社で同じ情報を共有するという全社会議の役割を果たせません。
- 焦点はタイムリーなトピック：まさに今重要な仕事に、集中できるようになります。
- 仕事の枠を超える：新入社員を紹介したり、企業文化を広めたりする場として考えましょう。
ライブか事前収録かの選び方
ライブ中継と録画には、それぞれメリットとデメリットがあります。ライブで会議を行う場合、チーム全体がリアルタイムでつながっているため、質疑応答や仲間意識の醸成に有効です。しかし、複数のタイムゾーンをまたいだスケジュール調整や、異なる場所にいるメンバーの映像を工夫して表示させるなど、技術的な課題が発生することもあります。
一方、録画されたビデオを使えば、分散したチーム・遠隔地のチームも同じように参加できるという利点があります。参加者は、自分の好きな時間に、好きな速度で見ることができ、ライブの同期通話から取り残されることはありません。さらに、プレゼンする側の人たちは事前に自らのパートを録画しておく時間が十分にあり、思い通りの内容で配信ができるようになります。生放送でプレゼンをする必要はなく、プレゼンでの緊張や技術的な課題を克服できます。事前録画のデメリットをあえてあげるなら、プレゼンター全員に多少の準備作業が必要なことです。
毎週の全社会議では、事前録画されたビデオを共有し、ライブの中継会議は四半期ごと、あるいは、なにかのお祝いなどの特別な機会に開催するのが最適でしょう。
全社会議のアジェンダを作成
会議の流れを固定することで、参加者の期待をコントロールできます。mmhmm では通常、以下のような流れで全社会議を行っています。
- 司会者による紹介：司会者が参加者を歓迎し、その週の内容を簡単に案内するものでよいでしょう。
- 人事関連のアップデート：新入社員の紹介や勤続表彰のほか、人事関連の連絡をする場として利用します。
- チームの最新情報：チームリーダーは定期的にアップデート動画を作成し、優先事項や会社の目標達成のためにチームがどのように活動しているかを会社に伝える必要があります。月 1 回・隔月など、それぞれの会社に合った頻度でリーダーを招き、情報共有してもらいましょう。
- 経営陣による質疑応答：CEO やその他の役員を招いて、定期的に社員による質疑応答の場を設けることを検討してみましょう。チームメンバーは事前に質問を提出し、リーダーは非同期で質問に答えるビデオを用意することができます。チームの透明性と信頼性を高めるためにも素晴らしい方法です。
- チームメンバーへのスポットライト：全社会議の最後に、チームメンバーにフォーカスした 5 分間ほどのビデオを用意します。ホームオフィスの紹介や文化的な祝日の特集も、楽しくて有益な内容です。地理的に分散したチームでも、同僚がお互いを知るために役立ちます。
全社会議の映像をより良いものにするために必要なこと
全社会議を成功させるためには、適切なメンバーと適切なツールの両方が必要です。ここでは、私たちのおすすめをご紹介します。
チームメンバー
司会者：毎週同じ人が司会を務めることをオススメします。この人の仕事は、熱意と団結力をもたらすことです。一般的に、司会者は、各週のビデオと発表者を紹介します。また、まとめの意味をこめた会議の締めとなるビデオも録画するとよいでしょう。
プロデューサー：プロデューサーは、各ビデオ提供者と連絡をとり、制作がスケジュール通りに進むよう全体をまとめます。番組の進行を管理し、数週間から数ヶ月前に内容を計画していきます。ビデオ提供者は制作プロセスに慣れていないことも多いので、プロデューサーは提供者を手助けする重要な存在です。
ビデオ提供者：毎週異なる出演者が登場しますが、その多くは何度も出演する人たちです。これらの人々は、事前録画であろうとライブであろうと、制作プロセスで支援を必要とする場合があります。
使用ツール
動画撮影アプリ：魅力的なプレゼンテーションツールを使用することで、社員の興味を引き、毎週の全社会議に対する期待を持たせることができます。事前録画とライブプレゼンテーションの両方で mmhmm を使用することをオススメします。各ビデオ提供者は個別に録画し、プロデューサーがそれをまとめましょう。
ビデオ録画機器：パソコン内蔵のカメラとマイクでも十分ですが、外部機器にアップグレードすることをお勧めします。可能な限り高品質のビデオを用意することで、参加者との間により強い信頼とつながりが生まれます。こちらのビデオでは、私たちが推奨する録画機器を紹介しています。
プロジェクト管理ツール：制作中には様々な変更が発生するため、何らかのコンテンツプランナーやカレンダーを用意し、すべてのスケジュールを立てて、計画通りに進めるのがベストです。私たちは Asana を使用していますが、スプレッドシートでも十分です。
ライブまたは事前収録の全社会議ビデオをプロジェクト管理するためのヒント
ライブでも、事前に録画したものを共有する場合でも、関係者全員がワークフローを簡単に行えるようにするための方法をいくつか紹介します。
- 数週間前に内容を計画し、全員が十分な準備期間を持てるようにする。
- 各ビデオの提供者が mmhmm でビデオパートを準備することをサポートする。mmhmm でプレゼンテーションを作成する方法を説明したビデオを共有。
- ライブで行う場合は、Zoom やその他のビデオ会議ツールに接続。その方法はこちら。事前録画の場合は、プレゼンテーションを録画する方法をこちらでご紹介しています。
全社会議ビデオを編集なし・最速でまとめる方法
事前録画の場合、ビデオを一つにまとめる時間をかける必要はありません。代わりに、提供者からすべての録画済みビデオのリンクを集め、mmhmm TV のチャンネル（例えば「全社会議チャンネル」を作成しておく）で共有します。mmhmm TV チャンネルについて詳しくは、こちらをご覧ください。
すべてのビデオが適切な順序でチャンネルに追加されたら、そのチャンネルへのリンクを共有し、チーム全体で見ることができます。mmhmm では、リンクを全社員の Slack チャンネルに投稿し、毎週共有するコンテンツに関する会話の場にもなっています。
毎週末には、すべてのビデオを「これまでの全社会議」チャンネルに移動させます。
さあ mmhmm を始めましょう
録画でもライブでも、社員全員が参加するビデオ全社会議をぜひ始めてみてください。まだの方は、mmhmm for Mac または mmhmm for Windows を無料でダウンロードしてください。mmhmm はインストールが必要ない Web 版もあります。質問がある場合は、help@mmhmm.app までご連絡を。最高のビデオ全社会議を実現できるよう、みなさまが抱えている問題を解決するお手伝いをさせていただきたいと思います。
