会議の準備をするとき、伝えたいメッセージ、プレゼンテーション、話のポイントなど、自分自身のことに集中するのは当然のこと。これらは重要なことではありますが、同僚やクライアント、あるいは会議参加者がミーティングを最大限に活用できるように準備することも同じくらい重要です。
これは、ハイブリッドな職場環境では特に顕著です。「Nature Human Behavior」に掲載された研究によると、ハイブリッドワーカーはサイロ化（情報などが部署・組織ごとなどに分断され共有されない）の傾向があり、また、非同期コミュニケーションに慣れているため、動きの速い会話の中で複雑な情報を伝えたり処理したりすることが不得手である可能性があります。そのため、会議が始まる前に必要な情報を手短に説明しておくことで、リアルタイムのコミュニケーションに備えることができます。
事前に読んでおいてほしい書類のリンクを送信するだけでは十分とは言えません。また、 限られた時間内に処理しなければならないことが多すぎる場合には、読むことさえも大変に感じられます。そこで、会議出席者が適切な心構えを持って会議に参加できるよう、以下のチェックリストを作成しました。無駄な時間を省き、より生産的な会話の助けになれば幸いです。
1. 目的を明確にする：単に近況報告や情報提供を目的とするのであれば、会議を録画ビデオに置き換えた方がよいかもしれません。一方、参加者全員が共通の目標に向かってリアルタイムで議論する必要があるのであれば、他の準備の前にまず、その目標そのものを明確にしましょう。そうすることで、ミーティングに含めるべきものとそうでないものが見えてくるはずです。 Priya Parker 氏が「The Art of Gathering（最高の集い方）」でこう述べています。「目的をあなたのチェック役にしましょう。何をこの集いに含め、何を含めないのかを、目的に照らし合わせて決めるのです。」
参加者にブレーンストーミングで解決策を考えてもらいたいのか、それとも意思決定をしてもらいたいのかを理解しておくことで、誰が参加する必要があるのか、どれくらいの長さにすべきなのか、会議終了までに何を達成する必要があるのかを決めることができます。
2. 全員が参加できるように準備する
参加者に多くの「宿題」を出す場合、事前に重要な情報を要約した録画ビデオが役立ちます。これにより、データが満載された資料を共有する場合でも、最も重要なのはどの部分なのかの温度感を理解してもらえます。
また、重要な利害関係者に対しては、事前に個人的にメッセージを送ったり、ミーティング・ディスカッションを設定したり、録画ビデオを送るなどして根回しすることで、「聞いてない」という状態を避けるようにします。
3. 参加したいと思えるタイトルをつける：あなたがつけるカレンダーのタイトルは、おそらく参加者がミーティングについて最初に目にするものになります。2023 年 7 月、米国のナレッジワーカーを対象に実施した調査では、一般的に「情報交換・近況報告（catch-up）」や「チャット・雑談（chat）」のようなカジュアルなタイトルの方が反応が良いことがわかりました。「話し合い・討議・議論・ディスカッション（discussion）」という重いタイトルを送ると、あなたのミーティングを避けるために別のミーティングを入れられてしまうかもしれません。（実際にそういう人もいるようです。）
4. 招待しすぎない：会議に関係ありそうな人は全員招待したくなる気持ちも分かります。ですが、本当に必要な人だけを招待するようにしましょう。無言の潜伏者（会議で情報収集を行い、沈黙を好む人たち）ばかりの会議では、議論が進みません。その場にいる必要のない人が議論を支配してしまうのでは、元も子もありません。先に紹介した調査では、10 人の出席者は多すぎると感じるとの結果が出ています。
5. 長さに気をつける：カレンダーが一日中会議の予定でいっぱいになることを好む人はいないと思います。先の調査では、回答者の半数近くが「会議が長すぎる」と答えています。必要な時間だけをスケジュールするようにしよう。
6. 参加しやすい「前向き」な雰囲気を作る：適切な環境を選択します。ビデオ会議の場合、全員が「参加している」と感じられるような背景を選びましょう。分散型チームやハイブリッドチームの場合、オフィスで働いているメンバーがいる場合でも、会議室を使わず、全員がビデオ会議で参加することをお勧めします。そうすることで、全員が平等な形で参加することができます。
会議を初めから生産的なものにするのは、簡単なことではありません。同僚やビジネスパートナーの個性にも大きく左右されます。しかし、あなたのすでに持っているそれぞれの個性という知識に加え、会議に明確な目的を与え、賢く準備することで、ミーティングは皆さんが最高の仕事をするための助けになることができるようになります。
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