地理的に分散している同僚と多くの情報を共有する必要がある場合、ミーティングを設定しようと考えるかもしれません。しかし、多くの人が会議を好んでいるわけではないことを考えると、これは必ずしもベストな選択ではありません。
私たちは、共有する情報の種類、相手、達成したい結果を考慮した、より良い方法があると考えています。これにより、どういう時に録画ビデオを送信し、どういう時にビデオ会議などを使ったライブの会話に切り替えるかを、判断することができます。
録画された報告やアップデートとライブセッションを組み合わせた「ハイブリッド・ビデオ・アプローチ」をとることで、ストレスを減らし、もっと良い情報をチームに提供し、より生産的な会話をすることができるようになります。さらには、これまで多すぎた会議を減らすことで、あなたはチームのヒーローになれるかもしれません。
録画ビデオとライブビデオがうまく機能する理由
ビデオ会議で長いプレゼンをする人を想像してみてください。最後に「何か質問はありますか？」と問いかけても誰も質問せず、その人は驚き、こう言います「本当に大丈夫ですか？皆さん、私の話についてきていらっしゃいますか？」
実際のところ、おそらく多くの人はたった今聞いた話をすべて消化できておらず、すぐには質問できないのです。私たちには情報を処理する時間が必要です。そして、たくさんの新しい情報や数字を受け取った後、じっとこちらを見つめてこちらの返答を待っている人がいるとしても、それは何の助けにもなりません。人々が知る必要のある情報を共有するだけでなく、彼らがその情報を理解し、また活用できるよう手助けすることが重要。最終的には共通の目的を達成することが大切だからです。
これは、それぞれ長所も短所もあるチャネルを常に複数使ってコミュニケーションを行っているハイブリッドな職場環境では特にそうです。ニーズに合わせて最適な手段を選択することで、混乱を減らし、意思決定を迅速に行うことができます。しかし、どのチャネルを使うべきかはどのように決めればよいのでしょう。
「Remote Work Revolution: Succeeding from Anywhere（リモートワーク革命： どこからでも成功する）」の中で、Tsedal Neeley 氏は有益な区別をしています。彼女は、伝達（人から人へ情報を伝達する）と収束（人々が何かについて合意に達する）について語っています。一般的に、情報を伝達する必要がある場合は録画ビデオが最適であり、意思決定や問題解決のために人々が収束する必要がある場合はライブビデオが適している、と。
実生活においては、多くの場合、物事を成し遂げるためにこれらの戦略を組み合わせる必要があります。だからこそ、ライブビデオと録画ビデオを併用することは非常に強力なのです。この 2 つを組み合わせることで、人々が必要な情報を理解し、目の前のタスクに応用できるようになります。では、録画ビデオとライブビデオのメリットを比較してみましょう。
録画ビデオ ー プレゼンテーションの強い味方
プレゼンターからその視聴者へという一方向のコミュニケーションの場合、録画されたビデオが適していると言えるでしょう。講義、進捗報告、結果報告など、多くの詳細を共有する必要がある場合を考えてみてください。
録画ビデオなら、人々は自分の好きな方法で情報を受け取ることができます。最も集中できるときに見ることができ、スピードアップして見たり、再視聴したり、一時停止して重要なアイデアを頭に叩き込んだり。このようなオプションにより、視聴者は、ライブ通話で流れていくプレゼンテーションを眺めるよりも、あなたのメッセージをずっと理解しやすくなります。
このような理由から、録画されたビデオは、単に書類をメールで送ったり、長い Slack メッセージを送ったりするよりも優れていると言えます。ただし、書面で詳細を確認することを好む人もいます。そのような場合、文書と動画による説明の両方を送ってみましょう。そうすることで、メッセージを読むだけでなく、あなたのメッセージの雰囲気・トーンも感じ取ってもらえるようになります。
録画ビデオはまた、全員の時間をより尊重することができます。あなたの都合に合わせて全員に同じ時間を割いてもらう必要もありませんし、あなたが伝えるペースで全員が情報を理解できるかを心配する必要もありません。
これは、プレゼンターであるあなたの負担を軽くすることにもなります。ライブで行うプレゼンテーションで、言い間違いをしたり、言葉に詰まってしまったことはありませんか？紛らわしい言い方をしてしまい、言い直したいと思ったことはありませんか？録画ビデオなら、あなたのミスを全員に見せる必要はありません。もう一度ビデオを撮り直せば、思った通りのメッセージを伝えることができます。完璧でなくても大丈夫。推敲しすぎると、メッセージから活気・勢いが失われてしまいます。あなたらしさを大切にしましょう。ただし、必要であればいつでも撮り直しができることを頭の隅に置いておいてください。
ライブビデオ ー 議論と決定のより良い方法
アイデアや情報を揉む必要がある場合は、ライブビデオが適しています。ブレインストーム、問題解決、意思決定などを考えてみてください。ライブビデオでは、リアルタイムで会話のキャッチボールができます。これは、メールやチャットなどの他の非同期チャネルに比べ、会話の流れを掴み、より自然な応答をするのに役立ちます。BaseKit 社の製品担当副社長である Gordon Plant 氏は、こう述べています。「会話や流れが途切れるのはよくありません。人々の注意が散漫になってしまうんです。」
ハイブリッドワーカーにとって、ライブビデオは、参加者全員が等しく存在感を示し、リモートで参加する人と会議室に集まった人の間で分裂が起こらない場合、最も効果的に機能します。このような分裂が起こると、会議室の出席者は同じ部屋にいる人たちのみに集中しがちです。これでは、リモート参加の人々は会話から取り残されたように感じてしまいます。
ライブビデオには様々な利点がありますが、人々が収束しなくてはならない場合、つまり、何かについて合意に達する必要がある場にのみ使用することをお勧めします。先に述べたように、人々は新しい情報に触れた時、それを消化する時間が必要です。そのため、重要な最新情報や新しい関連データがある場合、ライブ通話中に突然それらを示して参加者をびっくりさせるのは避けましょう。代わりに、録画した短いビデオで重要な情報を事前に共有しておきます。そうすれば、参加した人はすんなりとブレーンストーミングを始めることができます。
ライブで行う会議の経験則の一つは、参加者全員が積極的に参加すべきであるということです。また、2023 年 7 月に米国で行った会議文化に関する調査によると、会議における対話や会議の目的も重要です。回答者の 64％ が、自分の質問に答えてもらえる会議を望んでいると回答。61％ は、会議が明確な成果や次のステップで終わることを望んでおり、59％ は、会議には明確な議題があるべきだと回答しました。
たとえ会議において貢献する必要がなくても、会議で何が起こったかを知っておく必要がある人がいるのは事実です。決定がなされた際の会話を録画しておくか、簡潔なビデオにまとめ、知る必要のある人全員に共有することができます。決定事項が簡潔なものであれば、メールや Slack で共有するのもよいでしょう。ただし、文章で要約すると、人間の姿を見たり、声を聞いたりするのに比べて、重要な文脈が失われてしまう可能性があることには留意すべきです。
大人数でのビデオコミュニケーション方法
全社ミーティングや長時間の四半期報告など、多くの人が同じ重要な発表を聞く必要があり、かつ、それに応じた質疑応答が必要な場合はどうでしょうか。
ハイブリッド・ビデオは、このような場面で威力を発揮します。なぜなら、ハイブリッド・ビデオは、人々が必要とする情報を配信し、彼らの声を聞く機会を提供できるからです。その上、スケジュール調整も必要ありません。
全社ミーティングを例にとってみましょう。プレゼンターはそれぞれ自分のビデオを録画するか、チームを組んで共同でビデオを録画します。そして、ライブビデオでの質疑応答に先立ち、録画ビデオを共有。ライブ会議部分では、プレゼンテーションの時間が必要ないため、通常の全社ミーティングのように長い時間をとる必要はありません。これで、全社会議は本当の意味で全員参加の全社会議になります。ただ聞くだけでなく、消化し、考える時間も与えられ、全員に発言の機会があるのです。
多忙な経営陣は常に会議に出席できるわけではありません。録画ビデオなら、CEO や多忙な経営幹部の話を直接届けることができます。Ahana の CEO である Steven Mih 氏 はそんな幹部の一人。Mih 氏は、各自のスケジュールに合わせて視聴できる簡潔なビデオを録画することで、チームとのつながりを保ち、各自のスケジュールに過度な負担をかけることなく、社員がより大きなミッションとのつながりを感じられるようにしています。
ハイブリッドな職場向けには、同僚とつながるためのツールが多数存在しているため、その選択は大変です。この記事によって、ハイブリッド・ビデオを活用して何ができるのかを理解し、チームがより効果的なコミュニケーションをとれるようになるきっかけになれば幸いです。
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